Навигация:  Корпоративные Финансы > Платежный календарь

Управление денежными потоками – одна из трех основных осей управления бизнесом. Большинство хозяйственных операций на предприятии отображаются в трех измерениях:

Каждое из измерений управления важно и не может игнорироваться для понимания целостной картины происходящего на предприятии. Инструментарий платежного календаря  предназначен для оперативного управления денежными  потоками. В принципе, платежный календарь является одним из основных инструментов финансового директора.

Основная задача платежного календаря – синхронизация дат поступлений и выплат денежных средств с целью обеспечения постоянной платежеспособности предприятия. Платежный  календарь формируется на основании заявок от служб, отделов компании в разрезе мест хранения и видов денежных средств (наличные, безналичные, денежные эквиваленты).

Важность данного инструмента сложно переоценить, так как одним из основных факторов надежности предприятия для субъектов рынка является соблюдение им своих  обязательств по выплатам, а также строгость в плане требования от контрагентов соблюдения дат поступлений от реализации.

На основании сформированных заявок на выплаты и поступления денежных средств финансовый директор получает возможность видеть общую картину денежных потоков по  предприятию, предусмотреть разрывы по кассе или расчетным счетам и заранее продумать варианты реагирования (либо подкорректировать даты поступлений с целью  удаления разрывов, либо договориться о краткосрочном кредите, займе, либо отложить выплаты (утвердить частично). Платежный календарь позволяет распоряжаться  временно свободными денежными средствами  от  основной деятельности в инвестиционной либо финансовой деятельности.

 

Принципы работы

Типовая схема  работы платежного календаря выглядит следующим образом (так называемое каскадное утверждение заявок):

1.  Пользователи системы посредством проформ вводят заявки на выплату денежных  средств (заметка: при настройке проформ необходимо в диалоговом окне проставить галочку Это заявка ДС).

2.  Начальники ЦФО производят  агрегатное  согласование выплат при помощи документов Реестр.

3.  Финансовый  директор  производит  согласование  второго уровня,  в  которое  попадают  только  согласованные  на первом уровне суммы.

Так  как  фактическое  движение  денежных  средств  в  99%  случаев отличается от запланированного (что характерно и в общем случае, не только для денежных средств, а и для любых планов), в функционале платежного  календаря  предусмотрено  как  заявление  сумм  из утвержденного Бюджета  движения  денежных  средств,  так  и довнесение дополнительных (внеплановых) сумм. Заявление  сумм из утвержденного БДДС происходит с помощью специальной настройки под  названием Индексное  планирование (по  сути  копирование оборотов  с  возможностью  проставления  индекса  изменения).  При утверждении  заявок  на  использование  денежных  средств  приоритет имеют  те  суммы,  которые  были  запланированы  и  находятся  в утвержденном БДДС.

Технически  все  заявки  на  движение  денежных  средств  вносятся  в систему  по  сценарию  заявок,  а  после  утверждения  ответственным лицом попадают  в  сценарий  исполнения  заявок.  На  основании движений  по  сценарию  исполнения  заявок  формируются бухгалтерские  документы,  по  которым происходят  к  примеру выплаты.  В  свою  очередь,  от  проведенных  документов  бухгалтерии формируются  документы  контура  бюджетирования (на основании настроенных правил трансляции фактических данных).

При  утверждении  заявок  по  платежному  календарю  ответственное лицо  может  отклонять  всю  сумму  заявки,  либо  утверждать  ее частично (тогда  по сценарию  исполнения  заявок  пройдет утвержденная  сумма,  а  неутвержденная  останется  на сценарии заявок).  Также  существует  возможность изменения  аналитик  заявок.

Данная  возможность  крайне  актуальна  для  крупных  холдингов  со множеством  расчетных  счетов,  когда  к  примеру  даже  переброска денежных средств между различными банковскими счетами приносит значительные  затраты.  К  примеру,  у  предприятия  существует несколько  кредитов  в  нескольких банках  с  разными  условиями, сроками  погашения. При  грамотно  настроенном автоформировании плановые  суммы  выплат  по  кредитам  будут сформированы автоматически.  В  оперативном  периоде  к  примеру  возникает необходимость некие поступления от реализации направить не в тот банк, который указан в заявке, а в другой, которому необходимо погасить часть кредита, что  экономит расходы на перевод денежных средств из одного банка в другой.

 

 

Настройки показателя

Все движения заявок и утверждения заявок в системе должны проходить по Показателю управленческой отчетности (который к примеру называется Платежный календарь). Данный принцип заложен с целью отделения учетных операций (которые отражаются в управленческом плане счетов) от заявок, которые по сути не являются учетными  операциями, а являются только намерением совершить некие учетные операции (в нашем случае – движения по расчетному счету либо кассе).

 

Настройки лимитов

Лимит – это установленное значение на период, которое нельзя превысить, или наоборот, недовыполнить. С целью упрощения контроля за выполнением определенных  статей в программном продукте ИНТАЛЕВ: Корпоративные Финансы  используется функционал лимитирования.

Настройка лимитов по аналитике проводится следующим образом:

Лимитирование задается для любых аналитик (классификаторов), присутствующих в системе. Пример – контроль выплат по этапам выполнения некого проекта. А так как все  операции в системе бюджетирования вносятся в разрезе ЦФО, то устанавливая лимиты на определенные  аналитики, мы по сути определяем лимит данной аналитики для конкретного ЦФО.

Проверка на лимиты может быть как «онлайн», так и выполняться по запуску специальной обработки для расчета и показа – результатов фактических выплат по сравнению с установленными лимитами.

 

Документ Реестр

Документ Реестр используется для рассмотрения и утверждения заявок на выплаты и поступления денежных средств.

С помощью этого документа в системе производится утверждение (акцептование) заявок на использование ДС. При этом информация, полученная из каждой заявки, при  наличии  у  текущего  исполнителя определенного  набора  полномочий (прав),  может  быть модифицирована по сумме, аналитикам, вплоть до разделения одного платежа на несколько этапов с разными сроками исполнения.

В  справочнике  документов Реестра выбирается  настройка  реестра утверждения.  При  этом автоматически  заполняется  табличная  часть документа  всеми  заявками,  попадающими  в  сценарий  исполнения, указанном в настройке. Набор заявок ограничивается лишь перечнем видов, заданном в той же настройке.

После  корректировки  таблицы  документа  автор  имеет  возможность выполнить проверку  на  соответствие  утвержденному  БДДС, установленным  лимитам  и  в  принципе  текущей  ситуации  по предприятию,  после  чего  принимается  решение  об  акцепте  либо отклонении заявки.

Документ имеет возможность возврата проведенных изменений в том случае, если данное действие не нарушает общей последовательности акцепта (отмена проведения документа).

В табличной части документа отображается список заявок с детальной информацией  по  каждому  движению. В каждой новой строчке отображаются данные по очередной заявке на ДС.

Руководитель,  в  чьи  полномочия  входит  утверждать  заявки  на денежные средства, видит перед собой реестр заявок и, используя эту и  другую аналитическую  информацию,  кликом  мыши  утверждает (акцептирует) заявки. По  утвержденным  заявкам  создаются  движения  по  переносу  данных из  сценария  заявок  в  сценарий  утверждения  заявок (по  всей  или частичной сумме).