|
Формирования |
  
|
|
Формирования |
|
Это устаревший механизм. Для повышения эффективности работы системы рекомендуем вместо него использовать механизм трансляции.
Автоформирование - механизм формирования данных управленческого контура либо формирования первичных документов по информации бухгалтерского и управленческого учета, бизнес-процессов и импортированных данных форматов Excel и XML.
Этот механизм имеет широкую область применения. Автоформирования позволяют создать и настроить проводки по проформам, по движениям в регистрах бухгалтерии и накопления, по схемам данных, бизнес-процессам и их функциям. Помимо этого, при помощи формирований можно настроить автоматическое создание необходимых документов при формировании проводок, импорте данных, запуске процессов или выполнении их задач. Информация о любой операции с помощью этого механизма может автоматически сохраняться на определенных планах счетов (управленческих либо плане счетов показателей), по которым на основании пользовательских настроек выводятся отчеты. Автоформирования еще называют просто формированиями.
Механизм автоформирования полностью исключает несоответствия между данными первичных документов, счетов, регистров и построенных на их основе отчетностей, при условии, что формирования настроены правильно.
Наиболее часто автоформирования применяются в двух случаях:
| 1. | В первом случае (вариант А) стоит задача перенесения фактических данных в управленческий контур. |
Фактическая информация о хозяйственных операциях вносится в систему с помощью первичных документов и бухгалтерских операций. Объем вносимой на этом этапе информации и оперативность ее ввода целиком зависят от регламента оперативного и бухгалтерского или иного учета.
Существует специально разработанный функционал, который позволяет настроить правила автоматического переноса данных из первичных документов и бухгалтерских операций в управленческие планы счетов. Этот функционал достаточно универсален, а потому сложен, но позволяет после его однократной настройки минимизировать повторный ввод данных для управленческого учета и план-фактного контроля.
При этом учетные политики бухгалтерского учета могут полностью отличаться от стандарта управленческого учета.
2. Во втором случае (вариант В) существует возможность настройки автоматического формирования данных управленческого учета на основе переданных в управленческий план счетов исходных операций. Например, в план счетов GAAP может автоматически импортироваться операция из российского плана счетов о вводе основного средства в эксплуатацию, но принципы амортизации в GAAP отличны от российских, и после их настройки автоматически сформируются операции по начислению амортизации на введенное основное средство уже без связи с проводками по амортизации в российском плане счетов.
Формирование операций представляет собой достаточно сложный, но мощный инструмент для учета фактической информации и планирования, поэтому чрезвычайно важна его грамотная настройка.
Рекомендации по настройке операции автоформирования (вариант В):
1. Составьте список последовательных цепочек операций, в которых можно проследить четкую зависимость создаваемых последующих проводок от первоначальной операции. Как известно, в хозяйственной деятельности предприятия можно выделить отдельные циклы движения наличных денег, материальных ценностей, основных средств, задолженностей и т.д.
| • | В течение прохождения этапов этого цикла средства и обязательства предприятия изменяются по определенной закономерности. |
2. Укажите регистр бухгалтерии и его счета управленческого плана счетов, при выполнении проводок по которым потребуется автоматически создавать дополнительные проводки.
| • | Составьте список счетов, подлежащих распределению. Для каждого счета укажите дополнительные условия, при которых требуется выполнять перераспределения: обязательно ли наличие определенного корреспондирующего счета, следует ли учитывать все проводки по счету или только дебетовые (кредитовые), и при каком конкретном значении аналитики по данному счету необходимо распределение. |
3. Укажите алгоритмы автоматического формирования для каждого выделенного счета (или операции) на первом этапе.
| • | Затем укажите алгоритм формирования «подчиненных» операций: способ определения счетов дебета и кредита, способ расчета ресурсов, и способы определения реквизитов и измерений в этих счетах. Для каждого распределения может существовать независимое множество алгоритмов его применения по разным формулам и с разными временными сдвигами. |
4. Настройте результаты этапа в программе:
| • | Справочник Формирования – информация обо всех типах правилах распределения данных при осуществлении проводок. |
| • | Справочник Календарные распределения – информация обо всех типах временного распределения подчиненных операций. |
Еще раз заметим, что механизм распределения является многофункциональным и универсальным средством. Однажды созданные правила разнесения будут затем многократно использоваться, сокращая затраты времени на рутинные действия сотрудников и снижая вероятность ошибки в управленческом учете.
См. также: