|
Карточки документов |
  
|
|
Карточки документов |
|
Справочник Карточки документов (Хранилище документов) — система управления корпоративной документацией, предназначенная для повышения эффективности коллективной работы сотрудников с файлами электронных документов и контроля исполнительской дисциплины.
Основная задача справочника Карточки документов — обеспечение надежного централизованного хранения файлов электронных документов произвольных форматов (документы MS Office, изображения, видеоинформация и т.д.) с возможностью хранения версий, контроля доступа, поиска.
Визуально представить структуру архива документов можно следующим образом.
Струтура Архива документов
Карточки документов могут с помощью механизма дополнительных свойств "прикрепляться" к произвольным объектам конфигурации. Например, можно задать настройки, по которым на карточки документов можно будет ссылаться из первичных документов. К примеру, из накладной или бухгалтерской операции можно будет открыть файл договора-основания, или его отсканированный образ.
Кроме того справочник Карточки документов выступает промежуточным звеном между внешними приложениями и объектами конфигурации. Например, чтобы загрузить данные из документа Excel, XML в систему, нужно предварительно загрузить этот документ в справочник Карточки документов.
Описание объекта
Открыть справочник Карточки документов можно одним из следующих способов:
| 1. | Меню: Документы и процессы >> Карточки документов; |
| 2. | Меню: Операции >> Справочники >> Карточки документов. |
Справочник Карточки документов
Документы в справочнике Карточки документов могут быть простыми и составными:
| • | простые – если в карточке документа находятся версии только одного файла. |
| • | составные – если в карточке документа находятся версии разных файлов. |
Форма справочника Карточки документов делится на два окна:
| 1. | дерево папок справочника, |
| 2. | таблица элементов папки (список файлов документов). |
Также на форме отображаются адресная строка и поле деталей карточки документа (если настроено их отображение).
Элементы формы:
| 1) | Дерево папок справочника - (левое окно)отображается дерево папок (группировок) справочника. Папки (группировки) можно раскрывать до подчиненных папок. |
| 2) | Таблица элементов папки - (правое верхнее окно) отображается содержимое выбранной в Дереве папок справочника Папки. |
| 3) | Детали документа - (правое нижнее окно) отображаются вкладки выделенной карточки документа. |
| 4) | Адрес - отображается строка адреса выбранного в Дереве папок справочника элемента. |
Пункты меню:
| □ |  Динамическая иерархия - включает/выключает режим отображения динамической иерархии. |
| □ |  Добавить - позволяет добавить новую карточку документа. |
| □ |  Создание новой группы - позволяет создавать группу карточек документов (папку справочника). |
| □ |  Добавить копированием — позволяет добавить документ путем копирования. При копировании открывается форма карточки нового документа. Подчиненные файлы создаются одновременно с карточкой документа. Для того чтобы сохранить копию документа (включая подчиненные файлы), необходимо нажать кнопку ОК или Записать. Скопированный документ появится в таблице элементов справочника Карточки документов. |
| □ |  Изменить текущий элемент - позволяет внести изменения в текущий элемент справочника. |
| □ |  Установить пометку удаления - помечает /отменяет удаление элемента справочника Карточки документов. |
| □ |  Загрузить файл или каталог - позволяет добавить выбранный файл или каталог файлов. |
| □ |  Редактировать файл - позволяет открыть основной файл для внесения изменений с возможностью сохранить его как новый файл текущей карточки документа. |
| □ |  Открыть файл для просмотра - позволяет открыть основной файл для просмотра. |
| □ |  Сохранить файл или группу файлов на диск - позволяет сохранять файл (если выбрана карточка документа) или группу файлов на диск (если выбрана группа карточек документов). Сохраняются только основные файлы карточек документов (если есть). |
| □ |  Отчёт - выводит отчёт Карточка документа (если выбрана карточка документа) либо Отчёт по карточкам документов (если выбрана группа карточек документов), который может быть вызван также из Меню >> Документы и процессы >> Отчёт по карточкам документов. |
| □ |  Отправить по почте - позволяет отправить выбранный элемент (или элементы) справочника по электронной почте (на карточке пользователя в справочнике Исполнители должны быть заданы настройки на вкладке Основная в поле E-mail). |
| □ |  Создать ярлык файла на диске - позволяет создать ярлык карточки или группы карточек на диске. |
| □ |  Полнотекстовый поиск - открывает/закрывает форму полнотекстового поиска (если включен механизм полнотекстового поиска: Меню >> Операции >> Управление полнотекстовым поиском >> кнопка Настройка >> опция Разрешить полнотекстовый поиск). |
Для корректной работы полнотекстового поиска необходимо запустить обработку Инициализация полнотекстового поиска (Меню >> Моделирование >> Документы и процессы >> Инициализация полнотекстового поиска).
| □ |  Избранное: |
| □ | Добавить в избранное - позволяет добавить выбранный документ в справочник Избранное. |
| □ | Избранное - открывает справочник Избранное. |
| □ |  Сервис - при нажатии кнопки открывается меню: |
| □ | Вид - определяет, показывать ли следующие элементы интерфейса: |
| □ | Детали - (по умолчанию установлено); |
| □ | Адресная строка - (по умолчанию установлено). |
| □ | Штрихкодирование - открывает окно для работы со сканером штрихкода. |
| □ | Сканирование - открывает окно для работы со сканером. |
Также присутствуют кнопки отбора и сортировки.
Если при установленном отборе на табличную часть элементов папки добавить новый или изменить существующий элемент таким образом, что он не будет проходить по этому отбору, то по окончании редактирования появится сообщение
Сообщение о причине отсутствия введенных данных в списке
и элемент не будет отображен в таблице, хотя будет добавлен. Если отключить отбор, то можно будет его увидеть.
Некоторые из вышеописанных кнопок могут не помещаться на форме справочника Карточки документов (например, когда окно не развернуто полностью). Для того чтобы увидеть их, следует нажать кнопку Другие кнопки.
На форме списка справочника доступно использование следующих горячих клавиш:
Загрузить файл или каталог - <Alt>+<F1>;
Открыть файл для редактирования - <Alt>+<F2>;
Открыть файл для просмотра - <Alt>+<F4>;
Выгрузить файл или группу файлов на диск - <Alt>+<S>;
Напечатать файл - <Alt>+<P>.
См также: