Быстрый старт > Настройка управленческого плана счетов

Разработка управленческого плана счетов – чрезвычайно важная работа для всей системы бюджетирования, т.к. он является фундаментом для учетной политики, и, одновременно, регистром хранения данных. То, с какой детализацией и в какой группировке будут выделены отдельные счета, определит возможность получения данных в управленческих отчетах.

Управленческий план счетов может быть сформирован по различным принципам, отличным от применяемого типового плана счетов. Более того, в системе предусмотрена возможность ведения бюджетирования в разрезе нескольких планов счетов. Для каждого счета может быть предусмотрено нескольких индивидуальных аналитик, в разрезе которых будет осуществляться планирование и учет фактических данных, а затем – их сравнение. Очень важно, что эти аналитики также настраиваются индивидуально, и могут быть как уже существующими объектами конфигурации, так и специально создаваемыми. Например, для счета Продажи можно настроить аналитику по товарам, контрагентам и складам, ссылаясь на имеющиеся справочники в конфигурации, а также добавить новый справочник менеджеров или проектов и также внести этот разрез в соответствующий план счетов. Для создания управленческого плана счетов и показателей управленческой отчетности существует два альтернативных варианта:

Настройка «Снизу-вверх»

Сначала разрабатывается управленческий план счетов, затем настраиваются показатели управленческой отчетности. Перед составлением/переработкой плана счетов имеет смысл определить общий перечень интересующих управленческих отчетов и уровень детализации в них. Состав и детализация управленческого плана счетов должны быть в гармонии с этими характеристиками управленческой отчетности.

Последовательность действий:

Определение основного принципа построения управленческого плана счетов. Составьте список счетов с указанием их типа и принадлежности. В зависимости от целей постановки и автоматизации бюджетирования, традиций финансового учета на конкретном предприятии, требований собственников предприятия следует выбрать управленческий план счетов. Им может быть национальный план счетов с определенными доработками и обобщениями или план счетов западного формата (GAAP или IAS). Наконец, возможно разработать собственный управленческий план счетов. Необходимо заметить, что план счетов – это лишь средство для хранения данных, поэтому вне зависимости от выбора формата, он должен отвечать особенностям хозяйственной деятельности конкретного предприятия и требованиям к управленческой отчетности. Если вам все равно, какой использовать план счетов для управленческого учета, для начала возьмите типовой бухгалтерский, и при необходимости его обобщите, объединив редко встречающиеся в Вашей практике счета. Затем можно, наоборот, выделить в отдельные счета интересующие показатели. С теоретической точки зрения начинать бюджетирование можно с введения одного счета (например, наличные деньги), строить и проверять отчетность можно после введения двух счетов (например, наличные деньги и деньги в банке), а получать основные финансовые отчеты после введения четырех счетов: активы, пассивы (иногда еще выделяют отдельно капитал акционеров), доходы и расходы. По сути, вся дальнейшая детализация управленческого плана счетов строится на этом принципе, и поэтому, например, происходит построение «западной» отчётности в данной группировке:

1 - Активы,

2 - Обязательства,

3 - Собственные источники,

4 - Доходы,

5,6 - Расходы,

8,9 - Прочие прибыли и убытки.

Если задача состоит в разработке плана счетов для холдинга (концерна), то его структура зависит от степени централизации управления:

•	для централизованных организаций разрабатывается единый, максимально полный план счетов. Он является действительным для всех членов холдинга;

•	для децентрализованных холдингов можно иметь несколько специфических управленческих планов счетов для каждого члена холдинга или группы членов в одной отрасли.

Определение аналитик (субконто) для каждого счета, в разрезе которых будут осуществляться операции. Все операции по каждому счету можно учитывать в нескольких разрезах или субконто (совокупность однотипных объектов аналитического учета) для более детального планирования и учета (иначе говоря, для аналитического учета). Поэтому для каждого счета нужно составить свой список этих аналитик с учетом того, что обязательным Cубконто №1 на каждом счете уже зарезервирован справочник ЦФО. Такое резервирование необходимо для возможности самостоятельного составления любой управленческой отчетности не только по холдингу (предприятию) в целом, но и по каждому отдельному ЦФО. Располагайте однотипные аналитики в плане счетов на одних и тех же Субконто по порядку для всех счетов, где они используются. К примеру, если на многих счетах будет аналитика по контрагентам, удобнее её сделать везде на одном и том же по порядку, допустим, Субконто №2.

Не стремитесь с самого начала ввести большое количество аналитик, т.к. это неоправданно усложнит процедуру планирования и учета.

3.	Настройка результатов этапа в системе:

•	Управленческий план счетов – информация обо всех планах счетов, используемых в системе, разделенная по моделям.

Настройка «Сверху-вниз»

Опыт проведенных проектов по настройке моделей управленческого учета компании ИНТАЛЕВ показывает, что хотя на первый взгляд проще начинать настройку с проектирования плана счетов, но более системным является подход к проектированию «сверху», то есть, от заказчика (в данном случае заказчиком информации выступают формы управленческой отчетности, а план счетов является лишь инструментом для сбора необходимой информации, поэтому если начинать проектирование от показателей отчетности, то в плане счетов, во-первых, не появится ничего ненужного, а во-вторых, ничего существенного не будет пропущено).

В данном варианте схема работы следующая:

1.	Последовательная настройка форм управленческой отчетности в Показателях управленческой отчетности: Баланс, Бюджет доходов и расходов, Бюджет движения денежных средств. Во время настройки соответствующих показателей определяйте соответствующий счет управленческого плана счетов.

Определение аналитик в соответствии с требованиями к конфигурации. В зависимости от тех требований, которые предъявляются к конфигурации управленческой отчетности, определите аналитики, используя уже настроенные справочники и классификаторы системы. Например, если необходим анализ себестоимости продаж в разрезе покупателей и складов, то на соответствующем показателю счете управленческого плана счетов нужно определить аналитики Склад и Контрагент.

Настройка показателей. Выполните настройку остальных показателей функциональных бюджетов и показателей финансово-экономического анализа. При настройке желательно учитывать два условия: объемности и достаточности, то есть, финансовые показатели должны охватывать все аспекты деятельности компании, и в то же время их не должно быть слишком много, так как излишнее количество коэффициентов замедляет процесс принятия решений.

4.	Определение Настроек управленческой отчетности. Они необходимы для обеспечения полной настройки и готовности к запуску Конструктора управленческой отчетности. Формирование настроек производится ссылками на уже настроенные Показатели.

Рекомендации по разработке управленческого плана счетов

При разработке управленческого плана счетов (вне зависимости от варианта) учитывайте следующие моменты:

•

Для ведения внутрифирменных расчетов (трансфертов) между ЦФО необходимо создание счетов с двумя аналитиками по ЦФО: ЦФО-источник и ЦФО-приемник. Первое субконто по ЦФО создается на каждом счете автоматически, а для счетов взаиморасчетов потребуется дополнительно указать еще одно субконто ЦФО расчетов, которое ссылается на справочник ЦФО. Поэтому целесообразно выделить специальные счета или субсчета для учета внутрифирменных операций.

•	Создавайте отдельные счета (или субсчета) для учета разнородных по типу получения ТМЦ. Например, для готовой продукции собственного производства выделите один счет (субсчет), а для перепродаваемых товаров закрепите другой счет (субсчет).

•	Используйте возможности 1С:Предприятие по созданию многоуровневого плана счетов, в этом случае отчетность можно будет легко составлять и анализировать по отдельным счетам и их группам.

•	Для счетов, на которых требуется вести количественный учет, желательно ввести соответствующий признак.

•

Для каждого счета можно ввести отдельные субсчета для повышения детальности учета, но не стремитесь создать большое количество субсчетов, т.к. обычно их можно заменить введением одного из субконто по главному счету. Кроме того, чем детальней будет управленческий план счетов, тем больше требований он предъявляет к квалификации персонала по вводу или проверке данных и тем больше времени затрачивается на эти процессы.

Показатели управленческой отчетности

С помощью управленческой отчетности менеджеры компании получают информацию о ее хозяйственно-финансовом состоянии и вырабатывают решения для дальнейшей реализации. Качество этих решений напрямую зависит от качества управленческой отчетности.

Система бюджетов

Система бюджетов, т.е. совокупность отдельных бюджетов предприятия (холдинга) и их взаимосвязь - один из важных элементов модели. С помощью бюджетов предприятие сначала планирует свою деятельность, а затем контролирует и анализирует выполнение планов.

1.	Выделите отдельные бюджеты, в разрезе которых будут вестись плановые и фактические однотипные операции.

(Как правило, каждый бюджет показывает финансовый результат одной из функциональных областей управления предприятием. Составьте список бюджетов для своего предприятия, в разрезе которых будет осуществляться бюджетное управление. За каждым бюджетом закрепите ответственного за его выполнение. При необходимости можно ввести иерархическую структуру бюджетов, указав подчиненность одного бюджета другому. В данном случае эта подчиненность будет означать консолидацию данных в бюджетах верхнего уровня из всех входящих в него бюджетов более низкого уровня). Впоследствии количество и состав бюджетов можно будет изменить, поэтому не стремитесь в самом начале к созданию слишком большого количества бюджетов. Возможно, на первых этапах внедрения будет достаточно введения только одного бюджета – движения денежных средств.

2.	Укажите способ расчета значений для каждого бюджета из управленческого плана счетов.

Бюджет есть представление данных, хранящихся на счетах управленческого плана счетов. Поэтому требуется указать алгоритм расчета для каждого бюджета, используя список выделенных счетов действия над ними. Например, бюджет производственных расходов может включать в себя обороты по дебету 23, 25 и 26 счета российского плана счетов. В свою очередь, можно сделать два бюджета более низкого уровня для данного бюджета, например, бюджеты общепроизводственных и общехозяйственных расходов, тогда эти бюджеты следует поместить в группу Бюджет производственных расходов и для каждого указать собственную формулу расчета.

Для объединения данных в отчетности и их анализа требуется существование субконто одинаковых типов по тем счетам управленческого плана счетов, которые объединены в один бюджет. В противном случае по бюджету можно будет получить только общие данные, без аналитики.

3.	Определите последовательность составления бюджетов.

Составленная иерархия бюджетов показывает схему консолидации данных. Но между бюджетами существует еще и логическая зависимость составления. Например, из бюджета продаж вытекает бюджет производства, а из него – бюджет закупок. Поэтому следует определить для выделенных бюджетов общую последовательность их составления, согласования и утверждения. Технически бюджеты могут составляться "сверху-вниз" (через отчеты с возможностью редактирования данных непосредственно в них) или "снизу-вверх" (через отдельные документы, заявки). На практике возможны сочетания этих вариантов, поэтому определите для каждого бюджета удобный вариант его составления и донесите эту информацию до участников процесса бюджетирования.

4.	Настройте результаты этапа в системе ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент:

Справочник Показатели управленческой отчетности – информация обо всех бюджетах, параметрах в бюджетах и просто управленческих показателях.

Техническое замечание.

Система бюджетов отражает состав и порядок составления бюджетов компании. Каждый бюджет представляет собой отчет, составленный по данным, хранящимся на определенных счетах управленческого плана счетов.

Далее будет рассмотрен отдельно бюджет по балансу, как вершина финансовой управленческой отчетности. Его выделение в специальную главу обусловлено сложностью получения баланса, в котором каждая статья считается по своему алгоритму. В этих алгоритмах указано, по каким cчетам управленческого плана счетов требуется брать данные для расчета каждой статьи.

Показатели для финансового анализа также рассчитываются по данным, хранящимся на счетах управленческого плана счетов.

Для удобства настройки данных и их многократного использования разработчики объединили хранение объектов системы бюджетов и показателей финансового анализа в одном справочнике Показатели управленческой отчетности. В нем хранятся помимо собственно используемых объектов вспомогательные показатели, в которых размещаются промежуточные результаты. Пример такой настройки приведен в Таблице 1:

Таблица 1. Пример настройки элементов управленческой отчетности

Показатель Денежные средства используется многократно, поэтому для него однажды задается формула расчета, а затем из других мест выполняется ссылка на этот показатель. Впоследствии, если нужно будет изменить алгоритм расчета показателя Денежные средства, достаточно изменить этот порядок в одном месте, как изменения автоматически распространятся на все показатели-ссылки на этот элемент.

Статьи бюджетов движения денежных средств и доходов/расходов

После выделения общего списка бюджетов предстоит выделить основные статьи учета (аналитики) этих бюджетов. Наибольшую важность имеет выделение статей бюджетов движения денежных средств и доходов и расходов компании. Эти статьи составляют основу для получения соответствующих управленческих отчетов.

В случае если происходит внедрение только одного из двух бюджетов, то соответствующие пункты пропускаются.

Разработайте структуру статей бюджетов. Выделите статьи выплат и поступлений. Если ЦФО являются финансовым отражением организационной структуры предприятия, то статьи бюджетов необходимы для финансового отражения функций, выполняемых подразделениями. Аналогично структуре ЦФО возможно объединение однотипных статей в группы для возможности консолидации информации. Учтите, что в течение учетного периода менять список статей не рекомендуется – это затруднит или даже сделает невозможным план/фактное сравнение данных.

Объедините списки статей выплат и поступлений в один. Разработайте удобную для анализа последовательность групп статей из объединенных списков. Например, в начале отчета может идти группа статей поступлений Доходы от продажи, затем группа Выплаты за продукцию, затем Выплаты по административным расходам и т.д. Это сделает более наглядным отображение информации в отчетах.

Выделите промежуточные результаты в бюджете движения денежных средств. Для повышения наглядности отображения информации в бюджете движения денежных средств можно выделить статьи, являющиеся индикаторами промежуточных результатов – для получения дополнительных показателей бюджета. Все статьи бюджетов имеют порядковый номер. Промежуточные результаты – это сумма всех поступлений за вычетом всех выплат по всем статьям, имеющим порядковый номер меньший, чем у статьи-индикатора. В конце отчетов будет обязательно показываться остаток денежных средств. Таким образом, будет разработана полная структура статей БДДС.

Составьте структуру статей бюджета доходов и расходов. Проведите работу со статьями доходов и расходов, аналогичную указанной в пп.1-3 с той лишь разницей, что вместо выплат будут расходы, а вместо поступлений – доходы. Желательно, чтобы статьи доходов по структуре и составу минимально отличались от статей поступлений, а статьи расходов – от статей выплат. При этом во времени и величине расходы могут отличаться от выплат, а доходы – от поступлений. Сравнение БДР и БДДС дает картину дебиторско-кредиторской задолженности. Таким образом, будет разработана полная структура статей БДР.

Укажите в качестве одной из аналитик выделенные статьи на необходимых счетах управленческого плана счетов. Для планирования, учета и анализа в разрезе выделенных статей необходимо на соответствующих счетах управленческого плана счетов указать в качестве субконто данные статьи. Для этого нужно вернутся к этапу составления управленческого плана счетов (см. Управленческий план счетов. Вариант А) и доработать его.

6.	Настройте результаты этапа в системе ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент:

•	Справочник Статьи бюджетов движения денежных средств – информация обо всех статьях БДДС;

•	Справочник Статьи бюджетов доходов и расходов – информация обо всех статьях БДР;

Теперь автоматически каждый бюджет можно будет смотреть в разрезах статей, его составляющих, и/или ЦФО, и/или периодов.

Статьи бюджета по балансу

Баланс представляет собой вершину отчетности. В управленческом балансе должна содержаться информация о состоянии всех активов (ресурсов)компании, и источников их образования.Эта информация группируется по типу данных в группы. Обычно активы группируются по степени их ликвидности, а пассивы – по виду собственности.

Настроенные для конкретного предприятия статьи баланса будут показывать стоимость всех средств предприятия в том виде, в каком выделены данные статьи.

1.	Составьте список статей управленческого баланса, с необходимой группировкой. Выделите статьи баланса, которые требуется получать в отчете. Объедините однотипные статьи в группы, по выделенному признаку группировки.

2.	Укажите для каждой статьи алгоритм расчета. Значения каждой статьи баланса обычно представляет собой остаток ресурса или обязательства, то есть сальдо (остаток средств или обязательств) по тем или иным счетам управленческого плана счетов.

3.	Настройте результаты этапа в системе ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент:

Показатели финансового анализа

Показатели финансового анализа отражают финансовые результаты деятельности предприятия (холдинга). Среди всех показателей выделяют ключевые индикаторы, по которым может происходить управление. Для этого желательно, чтобы все показатели были объединены в систему, в которой учитывались бы взаимосвязи между ними. Поэтому вопрос выделения показателей для конкретного предприятия достаточно важный и требует квалифицированного решения.

Выделите отдельные показатели, по которым требуется производить мониторинг состояния предприятия. Следует составить простой список показателей, отражающих финансовое состояние предприятия и требуемых для целей управления на каждом уровне. Это означает, что менеджеры высшего, среднего и нижнего звена управления должны иметь возможность получать информацию о значениях показателей, необходимых им для качественного выполнения своих задач.

Свяжите отдельные показатели в единую систему, в которой показывалась бы факторная взаимосвязь. Как правило, показатели более низкого уровня являются в свою очередь факторами для показателей более высокого уровня. Например, объем продаж может быть ключевым показателем для начальника службы продаж, но являться только фактором для финансового директора при контроле рентабельности предприятия.

Укажите формулу расчета каждого показателя финансового состояния предприятия. Для каждого показателя укажите алгоритм расчета, опираясь на управленческий план счетов. Процедура указания алгоритмов подобна процедуре указания формул расчета отдельных бюджетов, т.к. все они опираются на управленческий план счетов. Те показатели, которые будут считаться не на основе данных плана счетов, а на основе других показателей, будут «вторичными», т.е. результатами для «первичных» показателей-факторов.

Разработайте диапазоны значений каждого выделенного показателя для качественной оценки количественной информации. Наконец, для каждого показателя можно задать несколько диапазонов значений с указанием характеристики для каждого диапазона. В этом случае в отчетах по финансовому анализу только цифровая информация может быть дополнена пояснениями, качественно характеризующими финансовое состояние предприятия. Составьте систему данных показателей, построив иерархический список.

5.	Настройте результаты этапа в системе ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент:

См. также:

•	Управленческий план счетов

•	Настройка дополнительных измерений