Бизнес-процесс – это одна или более связанных между собой процедур или операций (функций), которые совместно реализуют цель предприятия, как правило, в рамках организационной структуры, описывающей функциональные роли и отношения.
На предприятии существует целая система процессов. Но все процессы работают по следующей схеме. На входе имеются ресурсы (материальные, трудовые, финансовые и др.), которые по мере выполнения процесса преобразуются в определенный результат.
В некоторых компаниях бизнес-процессы не формализованы, тем не менее отсутствие формализации никоим образом не влияет на их существование. Бизнес-процессы возникают, продолжаются и завершаются независимо от того, формализованы они или нет. Неформализованный процесс всегда похож на маленький проект, но в отличие от проекта, редко кто планирует в специализированном инструментарии, например, Отгрузку товара со склада Тимофееву от 01.01.2008. Неформализованные процессы всегда уникальны: начинаются в любое время, поток управления передается эвристическим образом, процессы приводят к различным, самым непредсказуемым результатам и длятся процессы столько, сколько длятся. Работа в такой обстановке являет собой непрерывный трудовой подвиг, при этом зачастую результат оставляет желать лучшего. Далее речь пойдет только о формализованных бизнес-процессах.
Основная прелесть формализованного процесса в том, что он из раза в раз выполняется одинаковым, заранее известным образом: начинается при определенных событиях, поток управления передается участникам процесса по известным правилам, каждая функция имеет временные нормативы и нормативы качества выполнения, заканчивается процесс при достижении, опять же, заранее известного результата. Еще одно преимущество формального бизнес-процесса – его можно автоматизировать. Автоматизация бизнес-процессов не является самоцелью, но из этого, на первый взгляд, чисто технического преимущества, достигаются невиданные ранее управляемость компании, прозрачность системы управления (а не только финансов, хотя и ее без автоматизации функций управления финансами не достичь) и качество выполнения функций.
Механизм Бизнес-процессов в ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент «программирует» работу сотрудников в организации по устанавливаемым правилам. С его помощью описывается движение потоков работ и задач в организации с учетом условий, а также параллельное выполнение задач и сигналов. Этот же механизм обеспечивает исполнение настроенных бизнес-процессов: автоматически ставит задачи, передает информацию между сотрудниками, контролирует сроки и полноту выполнения задач и т.п.
Рабочий процесс делится на задачи, которые есть отдельные неделимые этапы выполнения работы. Сотрудники выполняют задачи согласно своим должностным инструкциям в определенной последовательности.
Схема потока управления и потока информации
Выполнение задач сопровождается потоком информации: фиксируются параметры выполнения задачи (как минимум, факт ее выполнения для сигнала к началу следующей задачи). Для каждой задачи указывается исполнитель, срок, описание, и другие параметры. Затем для каждой задачи указываются необходимые для ее выполнения входные данные и информация, которая должна быть внесена по результатам выполнения данной задачи, т.е. выходная информация.
Эти данные могут храниться как в виде отдельных параметров, так и в виде самостоятельных документов (и других информационных объектов). В результате этого проектируется информационный поток в организации, также «привязанный» к исполнителям и их функциям. Шаблоны и экземпляры документов сохраняются в электронном архиве.
Спроектированные бизнес-процессы содержат последовательность выполнения задач и передаваемую между участниками информацию, а также инструкции по порядку операций с финансовыми и материальными ресурсами. Таким образом, получается единая система: каждый исполнитель в заданной последовательности получает и исполняет задачи, на входе получает необходимую для выполнения информацию и вносит результаты выполнения. Это и есть эффективный документооборот – интеграция сотрудников и информации.
ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент предоставляет полный спектр информации о бизнес-процессах:
1. | Описание процессов. Предоставляется полная, наглядная и точная информация о бизнес-процессах: структура процессов, описание функций, реакция на возникающие события, должностные инструкции исполнителей. |
2. | Состояние протекающих процессов. Информация о текущем состоянии дел на данный момент времени: |
• | Отчеты по состоянию поставленных задач: кому и что поручено, в каком состоянии находится задача и как это влияет на общий выполняемый процесс. Отдельно видны просроченные задачи. Отдельно видны процессы, которые требуют вмешательства руководства. |
• | Персональный журнал задач для каждого исполнителя. При высокой степени формализации процессов компании, журнал задач становится основным рабочим интерфейсом сотрудника. Именно в нем показываются задачи, которые должен выполнять сотрудник согласно своей должностной инструкции. |
3. | Статистику выполнения процессов. Это «тяжелая артиллерия» – на основании этих данных возможны взвешенные управленческие решения широкого спектра: начиная с решения скорректировать бизнес-процесс с целью улучшения его операционных характеристик или решения о премировании/депремировании и, заканчивая реструктуризацией выполняемых функций, подразделений или даже целей. |
См. также: