Навигация:  Концепция системы ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент > Механизмы системы > Электронный архив

Электронный архив предназначен для централизованного хранения всей корпоративной документации – регламентов, правил и шаблонов документов, а также самих экземпляров документов (договора, заявки и т.п.) в виде файлов и отсканированных бумажных оригиналов. Все документы архива сохраняются непосредственно в базе данных, что обеспечивает работу архива в распределенной среде, удобное резервное копирование средствами 1С:Предприятие 8.1 или операционной системы и пр.

Архив поддерживает безопасный доступ к документам, т.е. смотреть, редактировать и удалять документы могут только те, кто имеет соответствующие права. Архив поддерживает возможность монопольного доступа к документам для того, чтобы избежать коллизий при многопользовательской работе с одним документом, при этом всегда можно узнать, кто именно редактирует документ. Все изменения документа сохраняются в виде его авторизированных версий, всегда можно понять кто, когда и какие изменения внес в документ. Для исключения неверной авторизации в архиве используется механизм электронной подписи документов, которая при соблюдении ряда условий, признается даже в суде.

 

 

На документы архива можно ссылаться из первичных документов (например, из накладной, бухгалтерской операции или проформы открыть файл договора-основания или его отсканированный образ). К любой версии документа архива можно прикрепить образ – другой файл. Удобно использовать эту возможность для прикрепления к текстовому файлу отсканированного образа (т.е. картинки, изображения) оригинала документа, чтобы подтвердить простой текст наличием оригинала, свидетельствующего о законности документа. Архив активно применяется при импорте данных из внешних источников. Для того чтобы обработать какой либо внешний файл, необходимо сначала поместить его в архив. Это позволяет сохранять информацию о первоисточнике, обращаться к ней в случае проблем и отслеживать её изменение.