|
Отчет по выполнению процессов |
  
|
|
Отчет по выполнению процессов |
|
Если система бизнес-процессов предприятия автоматизирована, то всегда можно увидеть состояние любых процессов на определённый момент времени. Для этого следует использовать Отчет по выполнению процессов.
Отчет по выполнению процессов позволяет отобрать сессии за определенный период времени и увидеть полную статистику по выбранным сессиям:
| • | список выполняемых и выполненных к заданному моменту времени задач; |
| • | список сотрудников, которые выполняют определенный вид задачи; |
| • | список задач, выполнение которых уже просрочено, и ответственных за невыполненные вовремя задачи. |
Пример
Из отчета можно увидеть, сколько бизнес-процессов Отгрузка продукции было запущено за одну неделю, сравнить плановое и фактическое время выполнения задач внутри каждой сессии, оценить эффективность работы сотрудников.
С помощью Отчета по выполнению процессов можно просмотреть всю необходимую информацию о выполнении процессов (все значения реквизитов и параметров, описывающих процесс и его задачи). Благодаря гибкому механизму группировки и фильтрации данных можно выводить требуемую для принятия управленческих решений информацию.
Для того чтобы вывести пользовательский реквизит в отчет, необходимо, чтобы требуемый реквизит был выведен как дополнительная колонка в журнале.
Описание объекта
Открыть Отчет по выполнению процессов можно следующим образом:
Меню: Документы и процессы >> Отчет по выполнению процессов.
Отчет по выполнению процессов
| • | Период с.. по.. - настраиваются временные границы отчета. |
| □ |  Сформировать - позволяет сформировать отчет. |
| □ | Заголовок - позволяет убрать/добавить заголовок из полученного отчета. |
| □ |  Сохранить значения и  Восстановить значения - позволяют сохранять и загружать пользовательские настройки отчета. |
| □ | Настройка - позволяет открыть окно настроек отчета. |
Настройки отчета по выполнению процессов. Вкладка Основные параметры
| o | Основные параметры |
| • | Период с.. по.. - настраиваются временные границы отчёта. Периодом формирования отчёта может служить любой временной интервал от одного дня до нескольких лет. Период формирования можно изменить в самой форме отчёта. |
| • | Раскрашивать группировки - указывает, что в отчете сессии и задачи будут выделяться цветом в зависимости от состояния выполнения. |
| o | Группировки строк - выбираются поля, которые будут отображаться в сформированном отчете по выполнению процессов. |
| • | Группировка - выбираются данные, которые будут выведены в отчет в соответствующих колонках, причем по выбранным полям будут рассчитываться итоговые показатели. При нажатии кнопки выбора открывается окно Отчет по выполнению процессов: выбор группировки. |
Обратите внимание, на рисунке:
1. Установлен отбор по процессу, поэтому в окне выбора присутствуют реквизиты процесса.
2. В списке 
пиктограммами обозначаются настройки колонок журналов задач и сессий, по которым также можно выводить группировки.
Отчет по выполнению процессов: выбор группировки
| • | Вид иерархии - выбирается способ группировки строк отчета (если тип выбранного в поле Группировка значения – справочник): "Элементы", "Группы и элементы", "Только иерархия". Рассмотрим, как будет выглядеть отчет при каждом из способов группировки. Сгруппируем Процесс по элементам: |
Форма отчета по выполнению процесса с группировкой процессов по элементам
По группам и элементам:
Форма отчета по выполнению процесса с группировкой процессов по группам и элементам
Только по иерархии:
Форма отчета по выполнению процесса с группировкой процессов только по иерархии
| • | Дополнительные поля - выбираются данные, которые будут выведены в отчет в соответствующих колонках, но итоги по таким полям рассчитываться не будут. При нажатии кнопки выбора открывается окно Отчет по выполнению процессов: выбор дополнительных полей группировки. Дополнительные колонки в отчёт будут добавлены в том порядке, в котором они указаны в Дополнительных полях. |
В окне выбора поля группировки или дополнительных полей выбранные поля неактивны (отмечены серым цветом), и их повторный выбор невозможен.
Обратите внимание, на рисунке:
1. Установлен отбор по процессу, поэтому в окне выбора присутствуют реквизиты процесса.
2. В списке пиктограммами обозначаются настройки колонок журналов задач и сессий, по которым также можно выводить группировки.
Отчет по выполнению процессов: выбор дополнительных полей группировки
| □ | Из списка - открывает окно Отчет по выполнению процессов: подбор группировок, в котором можно выбрать группировки отчета из списка. В списке доступных для выбора полей группировки и дополнительных полей также присутствуют дополнительные колонки журналов сессий и задач, которые были настроены текущим пользователем системы. |
Отчет по выполнению процессов: подбор группировок
Добавим группировку по Автору сессии и в Настройках отчета по выполнению процесса появится новая строка:
Настройки отчета по выполнению процессов. Вкладка Основные параметры
| o | Показатели — формируется список рассчитываемых временных характеристик сессий и задач. Для сессий возможно рассчитать общую длительность сессии. Для задач — длительность задачи плановую, фактическую и отклонение фактического времени выполнения от планового. Если задача "просрочена", то отклонение будет отрицательным, и такие строки отчета выделяются красным цветом. |
Настройки отчета по выполнению процессов. Вкладка Показатели
| • | Показатели - выбираются рассчитываемые количественные показатели отчета. Например, длительность сессий и задач (как плановая, так и фактическая). |
| • | Тип итогов - определяется способ расчета итоговых показателей по выбранным группировкам (среднее значение или сумма по группировке). |
Теперь в отчете можно сравнить суммарную Длительность задачи по плану и ее отклонение:
Отчет по выполнению процессов
| o | Отбор - указываются критерии фильтрации информации для отчёта. |
Настройки отчета по выполнению процессов. Вкладка Отбор
| o | Отбор - выбираются критерии для фильтра информации. Например, если требуется отобрать данные только по процессу Утверждение заявки на оплату/расход, то для поля Процесс выбирается вид сравнения Равно и значение Утверждение заявки на оплату/расход. |
| • | Поля - настраиваются поля отбора. При нажатии кнопки выбора открывается окно Отчет по выполнению процессов: выбор поля отбора. Выбранные поля отбора неактивны (отмечены серым цветом), и их повторный выбор невозможен. В списке доступных для выбора полей отбора присутствуют дополнительные колонки журналов сессий и задач, которые были настроены текущим пользователем системы. |
Отчет по выполнению процессов: выбор поля отбора
| • | Вид сравнения - указывается вид сравнения поля отбора со сравниваемым значением. |
| • | Значение - устанавливается сравниваемое значение. |
| o | Список значений для отбора - отображаются данные поля Значение текущей строки таблицы Отбор. |
Теперь можно видеть, что данные в отчете отображаются только по процессу Утверждение заявки на оплату/расход:
Отчет по выполнению процесса
| o | Сортировка - устанавливаются правила сортировки данных в отчете. |
Настройки отчета по выполнению процессов. Вкладка Сортировка
| o | Сортировка - выбираются поля и способ сортировки данных по этим полям. |
| • | Поле - выбирается поле, по которому будут производиться сортировка данных в отчете. При нажатии кнопки выбора открывается окно Отчет по выполнению процессов: выбор поля сортировки, причем в окне выбора присутствуют только те поля, которые будут выводиться в отчет (которые указаны на вкладке Основные параметры в таблице Группировка строк). |
Настройки отчета по выполнению процессов: выбор поля сортировки
В окне выбора присутствуют только те поля, которые были выбраны в качестве полей группировки или дополнительных полей.
| • | Направление сортировки - выбирается способ сортировки данных по указанному полю: по возрастанию или по убыванию. |
В отчете указана сортировка процессов по возрастанию:
Отчет по выполеннию процессов
При формировании отчетов по выполнению процессов действует следующее правило:
- В отчетах по выполнению процессов выводятся сведения только по тем задачам, исполнителем которых является текущий пользователь системы.
Исключения:
- Если текущий пользователь системы назначен контролером процесса, то в отчете по выполнению процессов отражаются сведения по всем задачам данного процесса.
- Если текущий пользователь системы является начальником (у него в подчинении находятся сотрудники), то в отчетах по выполнению процессов отображаются задачи, исполнителем которых является или сам пользователь, или любой из его подчиненных.
- Если текущий пользователь системы назначен Администратором системы (Моделирование>>Параметры (поле Администратор)), то в отчетах отображаются сведения по всем задачам всех исполнителей, существующих в системе.
Отчет по выполнению процессов можно сохранять как документ форматов *.xls, *.txt, *.htm или *.mxl. Для этого следует выбрать пункт меню Файл >> Сохранить копию, после чего указать название файла и его формат.
См. также: